Tietosuojaseloste

Smartbox on sitoutunut suojaamaan ja kunnioittamaan yksityisyyttäsi.

Sinulla on oikeus tietää tarkalleen, miten käsittelemme henkilötietojasi – tämä tietosuojaseloste kertoo, kuinka keräämme, käytämme, jaamme ja tallennamme tietojasi

Tietosuojaselostettamme päivitetään ajoittain. Jos käytät palvelujamme, annamme sinulle päivityksen, kun olemme tehneet merkittäviä muutoksia, jotka voivat vaikuttaa sinuun.

Jos sinulla on kysyttävää henkilötiedoistasi ja käytännöistämme, lähetä sähköpostia osoitteeseen data@thinksmartbox.com

 

Keitä me olemme

Smartbox luo tekniikkaa, joka auttaa vammaisia kommunikoimaan.

Olemme ryhmä, johon kuuluu kahdeksan yritystä: Smartbox Assistive Technology Ltd (UK), Smartbox Assistive Technology Inc (US), Smartbox Assistive Technology (EU) IRE, Smartbox Assistive Technology SAS (FR), Rehavista GmbH, LogBUK GmbH, Talk to Me Technologies LLC, Klein & Melgert Developments nv, AT Therapy Ltd, Zyteq Pty Ltd ja GazeFirst GmbH. Näihin yrityksiin viitataan nimillä Smartbox, TTMT, Rehavista, LogBUK, KMD, ATtherapy, Zyteq ja GazeFirst.

Olemme tehneet juridisia tarkoituksia varten yhteisen rekisterinpitäjäsopimuksen. Tämä tarkoittaa, että voimme jakaa tietoja Ison-Britannian, EU:n ja Yhdysvaltojen toimintamme kesken yhtenä organisaationa.

Pääkonttorimme rekisteröity osoite on Smartbox Assistive Technology, Ysobel House, Enigma Commercial Centre, Sandys Road, Malvern, WR14 1JJ, Englanti

Rekisteröity osoite Yhdysvalloissa tiedusteluja varten on Smartbox Assistive Technology Inc, 168 Hillcrest Shopping Center, Lower Burrell, PA, 15068

Rekisteröity osoite Smartbox Irelandia koskevia tiedusteluja varten on Smartbox Assistive Technology, Room 136, Regus Block 1, Blanchardstown Corporate Park, Ballycoolen Road, Blanchardstown, D15 AKK, Irlanti

Rekisteröity osoite Rehavistaa koskevia tiedusteluja varten on REHAVISTA GmbH, Konsul-Smidt-Str. 8c, 28217 Bremen, Saksa

Rekisteröity osoite LogBUK GmbH:ta koskevia tiedusteluja varten on LogBuk GmbH, Konsul-Smidt-Str. 8c, 28217 Bremen, Saksa

Rekisteröity osoite Talk to me Technologiesia koskevia tiedusteluja varten on Talk To Me Technologies, 1100 Technology Parkway, Cedar Falls, IA 50613

Rekisteröity osoite Smartbox Francea koskevia tiedusteluja varten on Smartbox Assistive Technology SAS,  11 place chevert, 55100, Verdun

Rekisteröity osoite Klein & Melgert Developments nv:tä koskevia tiedusteluja varten on KMD, 't Holland 24, 6921 GW Duiven, Alankomaat

Rekisteröity osoite Zyteq Pty Ltd:tä koskevia tiedusteluja varten on Zyteq Pty Ltd, Suite 302/120 Bay St, Port Melbourne VIC 3207, Australia

Rekisteröity osoite AT Therapy Ltd:tä koskevia tiedusteluja varten on AT Therapy Ltd, Chapel Road, Oldham, Englanti, OL8 4QQ

Rekisteröity osoite GazeFirst GmbH:tä koskevia tiedusteluja varten on GazeFirst GmbH, Rathenaustr. 27, 67547 Worms, Saksa

 

Emoyhtiö

Smartbox on osittain CareTechin omistuksessa ja kuuluu CareTech-perheeseen. Emme luovuta henkilötietojasi CareTechille, vaikka saatamme aika ajoin aloittaa yhdessä hankkeita, jotka saattavat edellyttää henkilötietojen luovuttamista. Näissä tapauksissa ilmoitamme sinulle mahdollisista tiedonsiirroista ja annamme sinulle mahdollisuuden kieltäytyä.

Lisätietoja CareTechista on sivulla: Privacy | CareTech (caretech-uk.com)

Henkilötietosi

Käytämme henkilötietojasi usein palvelujemme tarjoamiseen sinulle.

Henkilötiedot ovat tietoja, joiden avulla sinut voidaan tunnistaa yksittäiseksi henkilöksi, kuten nimesi, osoitteesi ja yhteystietosi. Henkilötietoihin sisältyy myös laitetiedot ja muut tunnisteet.

Saatamme kerätä henkilötietoja, jos käytät palvelujamme. Keräämiimme tietoluokkiin kuuluu:

• Yhteystiedot: nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero.
• Terveystiedot: Voidaksemme tukea sinua tuotteillamme ja palveluimme saatamme kerätä sinusta terveystietoja. Keräämme terveystietoja vain, jos olet antanut nimenomaisen suostumuksen.
• Käyttötiedot: Anonyymit tiedot siitä, miten vuorovaikutat ohjelmistomme kanssa. Tämä pätee vain, jos olet valinnut ohjelmistossamme käyttötilastot.
• Palaute- ja kyselytiedot: Antamasi mielipiteet, kommentit ja vastaukset.

Luotamme kolmeen lakiperusteeseen henkilötietojen käsittelemiseksi:

Sopimuksen toimeenpaneminen: Useimpia tallentamamme tietoja käytetään sen varmistamiseen, että tuotteemme ja palvelumme toimitetaan sinulle ongelmitta.

Oikeudellinen velvoite: Meidän on säilytettävä joitakin asiakirjoja oikeudellisista syistä. Esimerkiksi tiedot maksutapahtumista on säilytettävä laissa määrätyn ajanjakson ajan.

Suostumuksesi: Kun näet valintaruutuja tai allekirjoitettavia sopimuksia, tätä kutsutaan suostumuksen antamiseksi. Sinulla on oikeus suostua tietojesi luovuttamiseen meille, kun käytät verkkopalveluja, kuten sivustoamme, uutiskirjeitä tai Smartbox-tiliäsi.Emme koskaan pyydä sinua kieltäytymään emmekä oleta, että meillä on suostumuksesi, sillä se on annettava vapaasti.

Oikeutettu etu: Saatamme käsitellä henkilötietojasi oikeutetun etumme perusteella sillä ehdolla, että omat oikeutesi ja vapautesi eivät syrjäytä kyseisiä etuja. Tämä käsittää mm. sellaisen toiminnan kuin palvelujemme parantamisen, teknisen tuen ja liiketoiminnan harjoittamisen.

Saatamme joutua luovuttamaan henkilötietojasi poliisille tai muille lainvalvonta- ja sääntelyelimille kotimaassasi tai muualla. Näissä pyynnöissä otetaan huomioon yksityisyytesi, ja ne arvioidaan tapauskohtaisesti. Käsittelemme tietojasi vain kohtuullisia ja odotettavia tarkoituksia varten tietosuojakäytäntömme ja soveltuvien tietosuojalakien mukaan.

Miten suojaamme tietosi

Tiedämme, miten paljon luotat meihin, kun luovutat meille henkilötietojasi. Suhtaudumme henkilötietojesi turvallisuuteen erittäin vakavasti ja ryhdymme aina asianmukaisiin varotoimiin tietojen suojaamiseksi. Tämä koskee sekä hallussamme olevien tietojen fyysistä turvallisuutta että käyttämiemme digitaalisten suojausominaisuuksien korkeaa tasoa.

Tietojen siirto

Saatamme myös jakaa tietojasi luotetuille kolmansille osapuolille, jotka tukevat sinua tuotteitamme ja palvelujamme käyttäessäsi ja meitä liiketoimintamme harjoittamisessa ja joihin kuuluu muun muassa:

Smartbox-yritysryhmä: tukemaan sinua käyttäessäsi tuotteitamme ja palvelujamme.

Valvonta- ja lakiosasto: täyttämään kaikki lailliset velvoitteet ja varmistamaan vaatimustenmukaisuuden

Palvelu: tukemaan tuotteidemme ja palvelujemme toimitusta ja jatkuvaa tukea.

Kun siirrämme tietoja, varmistamme, että käytössä on asianmukaiset ja riittävät suojatoimet tietojesi turvaamiseksi, kuten vakiomuotoiset sopimuslausekkeet (SCC), Yhdistyneen kuningaskunnan IDTA tai riittävyyspäätökset EU:n GDPR:n, Ison-Britannian GDPR:n, CNIL:n ja Irlannin tietosuojaviranomaisen mukaisesti. Yhdysvaltojen vaatimusten osalta toteutamme lisäksi sopimuksellisia ja teknisiä suojatoimia, jotka ovat yhdenmukaisia sovellettavien liittovaltion ja osavaltiokohtaisten tietosuojalakien kanssa (mukaan lukien HIPAA, FERPA, COPPA, GLBA ja CCPA/CPRA).

Emme koskaan myy tietojasi kolmansille osapuolille kaupallisiin tarkoituksiin.

Hyväksyttyjen kolmansien osapuolien luettelo Alikäsittelijät.

Tietoturva

Asetamme henkilötietojesi turvallisuuden etusijalle ja suojaamme sen vankoilla toimenpiteillä luvattomalta käytöltä, paljastamiselta, muutokselta tai tuholta. Tietoturvakäytäntöihimme kuuluu salaus, pääsynvalvonta ja säännölliset tietoturva-auditoinnit, joilla varmistetaan tietojesi eheys ja luottamuksellisuus. Pyrimme jatkuvalla valvonnalla ja tietoturvakäytäntöjen parantamisella varjelemaan tietojasi ja ylläpitämään luottamuksesi.

Tietovuotoprosessimme vastaa kaikkia merkityksellisiä lakisääteisiä vaatimuksia ja soveltuvia tietosuojalakeja. Tietovuodon sattuessa me:

• yksilöimme ja eristämme vuodon ripeästi
• Ilmoitamme asianomaisille henkilöille ja viranomaisille säädösten mukaisissa aikarajoissa. Tietomurroista ilmoitetaan ensisijaisesti sähköpostitse. Jos erityiset olosuhteet estävät tämän, pidätämme oikeuden käyttää muuta sopivaa viestintäkanavaa
• ryhdymme asianmukaisiin toimiin mahdollisen haitan lieventämiseksi
• tarkistamme ja päivitämme tietosuojakäytäntömme tulevien vuotojen estämiseksi

Tekoäly

Saatamme parannella tuotteitamme, järjestelmiämme ja palvelujamme tekoälytekniikan avulla.

Olemme laatineet tekoälyetiikkaa koskevan lauselman, joka kertoo Smartboxin tekoälyn käyttöä sääntelevistä periaatteista:Sitoumuksemme tekoälyn eettiseen käyttöön kommunikaatioteknologioissa – Smartbox

Online-AI-ominaisuuksien käyttö on OpenAI:n käyttöehtojen mukaista.

Sinun tulee olla yli 13-vuotias (tai maasi vähimmäisikää vanhempi) käyttääksesi näitä Online-AI-ominaisuuksia. Jos olet alle 18-vuotias, voit käyttää niitä vain huoltajan suostumuksella.

Älä lähetä henkilökohtaisia, arkaluonteisia tai luottamuksellisia tietoja käyttäessäsi Online-AI-palveluita.

Kun lähetät tekstiä Online-AI-työkaluihin, sisältösi jaetaan OpenAI:n kanssa ja sitä voidaan säilyttää tilapäisesti toiminnallisista ja turvallisuussyistä. Smartbox ei säilytä kopioita lähettämästäsi tekstistä.

Perustamme sisältösi käsittelyn AI-pohjaisia toimintoja varten suostumukseesi. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.

Tekoälyn käytössä noudatamme kaikkia sovellettavia tietosuojalakeja ja -säädöksiä, mukaan lukien EU:n tekoälyasetus (AI Act), GDPR, DUAA ja CPRA.

Tietojesi säilyttämisaika

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin tarvitsee niiden keräämistarkoitusten täyttämiseksi. Tämä käsittää tuotteidemme ja palvelujemme toimituksen sinulle, kysymyksiisi ja tiedusteluihisi vastaamisen sekä ratkaisujemme laadun parantamisen. Otamme myös huomioon tietojen luonteen ja mahdolliset sopimus-, oikeus- tai sääntelyvaatimukset, kun arvioimme säilytysaikaa. 

Oikeutesi tietoihisi

Sinulla on seuraavat oikeudet:

• Voit käyttää hallussamme olevia sinua koskevia henkilötietoja.
• Voit oikaista kaikki hallussamme olevat sinua koskevat henkilötiedot, jos ne ovat virheellisiä tai vanhoja.
• Voit pyytää sinua koskevien henkilötietojen poistamista. Joissakin tapauksissa saatamme joutua pitämään hallussamme tiettyjä tietoja oikeudellisista syistä.
• Voit vastustaa tietojen käsittelyä, jos olemme mielestäsi tehneet väärän oletuksen hallussamme olevien sinua koskevien tietojen perusteella.
• Voit rajoittaa tietojesi käsittelyä, kunnes voimme varmistaa tietosi.
• Voit pyytää tietojesi siirtämistä toiselle valitsemallesi kolmannelle osapuolelle.
• Voit peruttaa suostumuksesi milloin tahansa.

Jos haluat käyttää oikeuksiasi, ilmoita meille osoitteeseen data@thinksmartbox.com tai soita meille numeroon 0044 (0)1684 578868.

Huomioithan, että jos teet useita pyyntöjä lyhyessä ajassa tai toistat samoja pyyntöjä, voimme periä kohtuullisen maksun vain, jos pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia, liiallisia tai toistuvia. Jos kolmas osapuoli tekee pyynnön puolestasi, vaadimme todisteen valtuutuksestasi ennen toimimista. Kaikki pyynnöt käsitellään ja viimeistellään kuukauden kuluessa.

Yhdysvaltojen kuluttajaoikeudet (CCPA/CPRA, CPA, VCDPA, CTDPA, UCPA)

Jos asut Kaliforniassa, Virginiassa, Coloradossa, Connecticutissa, Utahissa tai muussa Yhdysvaltain osavaltiossa, jossa on voimassa tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on lisäoikeuksia, kuten:

• Oikeus tietää, mitä henkilötietoryhmiä keräämme, käytämme, paljastamme ja jaamme.
• Oikeus saada pääsy hallussamme oleviin sinua koskeviin tietoihin.
• Oikeus pyytää henkilötietojen poistamista, lukuun ottamatta lain määräämiä poikkeuksia.
• Oikeus oikaista virheellisiä henkilötietoja.
• Oikeus kieltäytyä henkilötietojesi myynnistä tai jakamisesta.
• Oikeus kieltäytyä kohdennetusta mainonnasta ja profiloinnista.
• Oikeus rajoittaa arkaluonteisten henkilötietojen käyttöä ja luovuttamista.
• Oikeus tietojen siirrettävyyteen.
• Oikeus valittaa, jos tietopyyntösi evätään.
• Oikeus siihen, ettei sinua syrjitä yksityisyysoikeuksiesi käyttämisen vuoksi.

Jos haluat käyttää näitä oikeuksia, ota yhteyttä meihin sähköpostitse osoitteessa data@thinksmartbox.com.
Varmennamme henkilöllisyytesi ennen kuin vastaamme pyyntöön.

Kieltäytyminen

Voit kieltäytyä vastaanottamasta sähköposteja Smartboxilta milloin tahansa napsauttamalla lähettämämme sähköpostiviestin alatunnisteessa olevaa tilauksen peruutuslinkkiä. Voit poistua postituslistoiltamme myös ottamalla yhteyttä osoitteeseen hello@thinksmartbox.com.

Jos sinulla on Smartbox Account ‑tili, voit poistaa tilin sivustossamme olevalta profiilisivultasi.

Lapsia koskevat tiedot

Tuotteemme on suunniteltu kaikenikäsille ihmisille. Emme suoraan valvo, kuka lopulta käyttää tuotteitamme niiden ostamisen jälkeen, joten kannustamme laillisia huoltajia valvomaan tuotteidemme käyttöä. Jos saamme tietää, että olemme keränneet henkilötietoja lapselta ilman asianmukaista suostumusta, poistamme tiedot mahdollisimman pian.

Pyydämme suostumuksen lapsen puolesta toimivalta lailliselta huoltajalta, jos tuotteita ja palveluja toimittaessamme tallennamme henkilötietoja.

Terveyttä koskevat tiedot

Olemme erikoistuneet terveyteesi liittyvien kysymysten käsittelyyn. Käsittelemme terveystietojasi vain, jos olet antanut meille nimenomaisen suostumuksesi siihen.

Emme paljasta kolmansille osapuolille tietoja mistään terveysongelmista ilman suostumustasi.

Evästeiden käyttö

Sivustomme käyttää evästeitä, joiden avulla voimme tarjota sinulle hyvän käyttökokemuksen, kun selaat ja autat meitä parantamaan sivustoamme. Ne muistavat myös, kun palaat sivustoomme ja auttavat sinua jatkamaan siitä, mihin jäit. Verkkosivustomme käyttää evästebanneria, joka edellyttää aktiivista suostumustasi ei-välttämättömiin evästeisiin GDPR/ePrivacy-kehyksen, Ison-Britannian PECR:n ja valvontaviranomaisten, kuten CNIL:n, ohjeiden mukaisesti. Kaliforniassa ja muissa Yhdysvaltain osavaltioissa banneri toimii myös ilmoituksena ja antaa mahdollisuuden kieltäytyä henkilötietojen jakamisesta.

Verkkosivustot, joilla käyt, asettavat nämä pienet tekstitiedostot tietokoneellesi, ja niitä käytetään laajalti Internetissä, jotta verkkosivustot toimivat tehokkaammin. Useimmat selaimet sallivat evästeiden osittaisen hallinnan selaimen asetusten kautta. Lisätietoja evästeiden hallinnasta on osoitteessa www.allaboutcookies.org

Linkit muihin sivustoihin

Sivustossamme tarjotaan ajoittain linkkejä muille sivustoille, joita emme voi hallita. Tietosuojakäytäntömme koskee vain omaa verkkosivustoamme ja omia palvelujamme.

Yhteystiedot

Jos sinulla on kysyttävää tästä tietosuojaselosteesta tai muista tietosuoja-asioista, ota meihin yhteyttä.

Jos katsot, että olemme rikkoneet tietosuojalainsäädäntöä henkilötietojesi käsittelyssä, voit ensisijaisesti tehdä valituksen meille. Vahvistamme vastaanottamisen 30 päivän kuluessa, tutkimme tapauksen ja vastaamme ilman aiheetonta viivytystä pitäen sinut ajan tasalla prosessin etenemisestä ja lopputuloksesta.

Sähköposti: data@thinksmartbox.com

Osoite: Smartbox Assistive Technology Limited, Ysobel House, Enigma Commercial Centre, Malvern, Worcestershire, WR14 1JJ, Englanti

Yhteyden ottaminen sääntelyviranomaiseen

Jos sinusta tuntuu, että tietojasi ei ole käsitelty oikein tai olet tyytymätön henkilötietojasi koskevaan vastaukseen, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon (ICO).

Voit soittaa ICO:lle numeroon +44 (0)303 123 1113 tai käydä sen Internet-sivustolla osoitteessa www.ico.org.uk/concerns

DUAA:n mukaisesti pyydämme, että käytät yllä kuvattua valitusmenettelyä ennen yhteydenottoa ICO:hon.

Jos olet Yhdistyneen kuningaskunnan ulkopuolella, sinulla on oikeus valittaa asiasta asuinmaasi tietosuojaviranomaiselle.

Smartbox France: CNIL Commission nationale de l’informatique et des libertés Contact us | CNIL

Käytäntömme tarkistaminen

Tietosuojaseloste ja alikäsittelijäluettelo voivat päivittyä määräajoin vastaamaan lakien, sääntelyn tai toiminnan muutoksia. Ajantasaisimmat ja oikeudellisesti sitovat versiot ovat aina saatavilla sivulla Privacy Notice – Smartbox ja korvaavat kaikki aiemmat versiot, myös ohjelmistossa olevat. Tarvittaessa ilmoitamme sinulle suoraan tai epäsuorasti olennaisista muutoksista. Palveluidemme jatkuva käyttö tällaisten päivitysten jälkeen merkitsee päivitetyn tietosuojaselosteen ja alikäsittelijäluettelon hyväksymistä. Suosittelemme käymään säännöllisesti tällä sivulla, jotta pysyt ajan tasalla.

Tätä käytäntöä on päivitetty syyskuussa 2025.