Privacybeleid

Smartbox streeft ernaar om uw privacy te beschermen en te respecteren.

Het is uw recht om volledig op de hoogte te zijn van hoe we met uw persoonlijke gegevens omgaan en in dit privacybeleid wordt beschreven hoe we uw gegevens verzamelen, gebruiken, delen en opslaan.

Ons privacybeleid wordt van tijd tot tijd bijgewerkt. Als u gebruikmaakt van onze services, zullen we u op de hoogte brengen van belangrijke wijzigingen die van invloed kunnen zijn op u.

Als u vragen hebt over uw persoonlijke gegevens en ons beleid, kunt u een e-mail sturen naar data@thinksmartbox.com

 

Wie wij zijn

Bij Smartbox creëren we technologie om mensen met een handicap in staat te stellen om te communiceren.

We zijn een groep van acht bedrijven: Smartbox Assistive Technology Ltd (UK), Smartbox Assistive Technology Inc (US), Smartbox Assistive Technology (EU) IRE, Smartbox Assistive Technology SAS (FR), Rehavista GmbH, LogBUK GmbH, Talk to Me Technologies LLC, Klein & Melgert Developments nv, AT Therapy Ltd, Zyteq Pty Ltd en GazeFirst GmbH. Deze bedrijven worden gezamenlijk aangeduid als Smartbox, TTMT, Rehavista, LogBUK and KMD, ATtherapy, Zyteq en GazeFirst.

Voor juridische doeleinden hebben we een gezamenlijke beheerovereenkomst gesloten. Dit betekent dat we als één organisatie informatie kunnen delen tussen onze bedrijven in het Verenigd Koninkrijk, de EU en de VS.

Het geregistreerde adres van ons hoofdkantoor is: Smartbox Assistive Technology, Ysobel House, Enigma Commercial Centre, Sandys Road, Malvern, WR14 1JJ, Verenigd Koninkrijk

Voor vragen in de VS is het geregistreerde adres: Smartbox Assistive Technology Inc, 168 Hillcrest Shopping Center, Lower Burrell, PA, 15068, VS

Voor vragen over Smartbox Ireland is het geregistreerde adres: Smartbox Assistive Technology, Room 136, Regus Block 1, Blanchardstown Corporate Park, Ballycoolen Road, Blanchardstown, D15 AKK, Ierland

Voor vragen over Rehavista is het geregistreerde adres: REHAVISTA GmbH, Konsul-Smidt-Str. 8c, 28217 Bremen, Duitsland

Voor vragen over LogBUK GmbH is het geregistreerde adres: LogBuk GmbH, Konsul-Smidt-Str. 8c, 28217 Bremen, Duitsland

Voor vragen over Talk to me Technologies is het geregistreerde adres: Talk To Me Technologies, 1100 Technology Parkway, Cedar Falls, IA 50613, VS

Voor vragen over Smartbox France is het geregistreerde adres: Smartbox Assistive Technology SAS, 11 place chevert, 55100, Verdun, Frankrijk

Voor vragen over Klein & Melgert Developments nv is het geregistreerde adres: KMD, 't Holland 24, 6921 GW Duiven, Nederland

Voor vragen over Zyteq Pty Ltd is het geregistreerde adres: Zyteq Pty Ltd, Suite 302/120 Bay St, Port Melbourne VIC 3207, Australië

Voor vragen over AT Therapy Ltd is het geregistreerde adres: AT Therapy Ltd, Chapel Road, Oldham, Engeland, OL8 4QQ

Voor vragen over GazeFirst GmbH is het geregistreerde adres: GazeFirst GmbH, Rathenaustr. 27, 67547 Worms, Duitsland

Ons moederbedrijf

Smartbox is deels eigendom van CareTech en maakt deel uit van de CareTech-familie. We zullen uw persoonlijke gegevens niet delen met CareTech, hoewel we van tijd tot tijd samen projecten kunnen starten waarvoor mogelijk persoonlijke gegevens moeten worden gedeeld. In deze gevallen zullen we u op de hoogte stellen van mogelijke gegevensoverdrachten en geven we u de mogelijkheid om u hiervoor af te melden.

Ga voor meer informatie over CareTech naar: Privacy | CareTech (caretech-uk.com)

Uw persoonlijke gegevens

Om onze diensten aan u te kunnen aanbieden, verzamelen we vaak persoonlijke gegevens.

Persoonlijke gegevens zijn gegevens die kunnen worden gebruikt om u als individu te identificeren, zoals uw naam, adres en contactgegevens. Persoonlijke gegevens omvatten ook uw apparaatgegevens en andere identificatiegegevens.

We kunnen persoonlijke gegevens verzamelen als u een van onze diensten gebruikt. De categorieën voor de gegevens die we verzamelen zijn onder andere:

• Contactgegevens: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer.
• Medische gegevens: we kunnen medische gegevens verzamelen om u ondersteuning te bieden bij onze producten en diensten. We verzamelen alleen medische gegevens als u daarvoor expliciet toestemming hebt verleend.
• Gebruiksgegevens: anonieme informatie over hoe u onze software gebruikt. We verzamelen deze gegevens alleen als u zich in onze software hebt aangemeld voor gebruiksstatistieken.
• Feedback en onderzoeksgegevens: opvattingen, opmerkingen of antwoorden die u hebt gegeven.

We baseren de verwerking van persoonlijke gegevens op vier rechtsgrondslagen:

Uitvoering van een contract: De meeste gegevens die we opslaan worden gebruikt om ervoor te zorgen dat onze producten en diensten zonder complicaties aan u worden geleverd.

Wettelijke verplichting: Er is bepaalde informatie die we om juridische redenen moeten vastleggen. Financiële transacties moeten bijvoorbeeld gedurende een bepaalde periode bij de wet worden bewaard.

Uw toestemming: Wanneer u selectievakjes of contracten ziet om te ondertekenen, wordt dit toestemming genoemd. U hebt het recht om u aan te melden voor het delen van uw gegevens met ons wanneer u gebruikmaakt van onlineservices zoals onze website, nieuwsbrieven of uw Smartbox-account.We zullen u nooit vragen om u af te melden of aannemen dat u toestemming hebt gegeven. Deze moet vrijelijk worden gegeven.

Gerechtvaardigd belang: We kunnen uw persoonlijke gegevens verwerken op grond van onze gerechtvaardigde belangen, op voorwaarde dat deze belangen niet worden opgeheven door uw rechten en vrijheden. Dit kan bijvoorbeeld gaan om activiteiten als verbetering van onze diensten, technische ondersteuning en uitvoering van onze werkzaamheden.

We moeten uw persoonlijke gegevens mogelijk bekendmaken aan de politie of andere wetshandhavings- en regelgevende instanties in uw land van herkomst of elders. Bij deze verzoeken houden we rekening met uw privacy en ze worden per geval beoordeeld. We verwerken uw gegevens alleen voor doeleinden die redelijk en te verwachten zijn, in overeenstemming met ons privacybeleid en de toepasselijke gegevensbeschermingswetten.

Hoe we uw gegevens beschermen

We weten hoeveel vertrouwen u in ons stelt als u uw persoonlijke gegevens deelt. We hechten groot belang aan de veiligheid van uw persoonlijke gegevens en nemen altijd de juiste voorzorgsmaatregelen om deze te beschermen. Dit geldt zowel voor de fysieke beveiliging van de gegevens waarover we beschikken als voor het grote aantal digitale beveiligingsfuncties dat we gebruiken.

Gegevensoverdracht

We kunnen uw gegevens ook met betrouwbare derde partijen delen om u te ondersteunen bij uw gebruik van onze producten en diensten, en voor een soepele uitvoering van onze bedrijfsactiviteiten zoals, maar niet beperkt tot:

De Smartbox Group: om u te ondersteunen als u onze producten en diensten gebruikt.

Wet- en regelgeving: om onze wettelijke verplichtingen tegemoet te komen en naleving te waarborgen.

Dienstverlening: om onze producten en diensten te leveren en verdere ondersteuning te bieden.

We waarborgen dat we over gepaste en adequate beschermingsmaatregelen beschikken om u gegevens veilig te houden wanneer we deze overdragen, zoals Standaardcontractbepalingen (SCC’s), de Britse IDTA of adequaatheidsbesluiten, in overeenstemming met de EU-GDPR, de UK-GDPR, de CNIL en de Ierse Autoriteit voor Gegevensbescherming. Voor de Verenigde Staten passen wij ook contractuele en technische beschermingsmaatregelen toe die in overeenstemming zijn met de toepasselijke federale en staatswetten inzake privacy (waaronder HIPAA, FERPA, COPPA, GLBA en CCPA/CPRA).

We zullen uw gegevens nooit aan derde partijen verkopen voor commerciële doeleinden.

Overzicht van goedgekeurde derde partijen Onderliggende verwerkers.

Gegevensbescherming

De veiligheid van uw persoonlijke gegevens staat voorop en we treffen krachtige maatregelen om deze te beschermen tegen onbevoegde toegang, bekendmaking, wijziging of vernietiging. Onze beveiligingspraktijken bestaan onder meer uit versleuteling, toegangscontroles en regelmatige veiligheidscontroles om de integriteit en vertrouwelijkheid van uw gegevens te waarborgen. We streven ernaar uw informatie te beschermen en uw vertrouwen in ons te behouden door voortdurende controle en verbetering van onze beveiligingsprotocollen.

Ons proces tegen inbreuk op persoonsgegevens sluit aan op alle relevante wettelijke vereisten en toepasselijke gegevensbeschermingswetten. In het geval van een gegevensinbreuk, zullen we:

• De inbreuk onmiddellijk identificeren en beheersen.
• De betrokken personen en relevante autoriteiten inlichten binnen de wettelijk vastgestelde termijn. Kennisgevingen van datalekken worden standaard via e-mail verzonden. Indien uitzonderlijke omstandigheden dit verhinderen, behouden wij ons het recht voor om u via een ander geschikt kanaal te informeren.
• Gepaste maatregelen treffen om mogelijke schade te beperken.
• Onze beveiligingspraktijken herzien om deze inbreuken in de toekomst te voorkomen.

Artificiële intelligentie

We kunnen artificiële intelligentie (AI) gebruiken om onze producten, systemen of diensten te verbeteren.

We hebben een AI-gedragscode opgesteld waarin we de principes uiteenzetten die het gebruik van AI bij Smartbox reguleren: Onze toewijding aan het ethisch gebruik van AI in ondersteunde en alternatieve communicatie – Smartbox.

Het gebruik van Online AI-functies is onderworpen aan de Gebruiksvoorwaarden van OpenAI.

Je moet ouder zijn dan 13 jaar (of de minimumleeftijd in jouw land) om deze Online AI-functies te gebruiken. Ben je jonger dan 18 jaar, dan mag je ze alleen gebruiken met toestemming van een ouder of voogd.

Dien geen persoonlijke, gevoelige of vertrouwelijke informatie in wanneer je Online AI-diensten gebruikt.

Wanneer je tekst indient bij Online AI-tools, wordt je inhoud gedeeld met OpenAI en kan deze tijdelijk worden bewaard voor operationele en veiligheidsdoeleinden. Smartbox bewaart geen kopieën van de door jou ingediende tekst.

We baseren de verwerking van je inhoud voor AI-functies op jouw toestemming. Je hebt het recht om je toestemming op elk moment in te trekken.

Bij het gebruik van AI houden wij ons aan alle toepasselijke wetten en regelgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de EU AI-verordening (AI Act), de GDPR, de DUAA en de CPRA.

Hoelang we uw gegevens bewaren

We bewaren uw persoonlijke gegevens slechts zolang als nodig is om te voldoen aan de doeleinden waarvoor ze werden verzameld. Dit is met inbegrip van het verstrekken van onze producten en diensten, het beantwoorden van uw vragen en verzoeken, en het verbeteren van de kwaliteit van onze oplossingen. Daarnaast nemen we, met het oog op de bewaartermijn, de aard van de gegevens en eventuele contractuele, wettelijke of regelgevende vereisten in acht. 

Uw rechten met betrekking tot uw gegevens

U hebt het recht om:

• Toegang te krijgen tot de persoonlijke gegevens die we over u bewaren.
• Alle persoonlijke gegevens die we bewaren te corrigeren als deze onjuist of verouderd zijn.
• Te verzoeken om verwijdering van alle persoonlijke gegevens die we over u bewaren. In sommige gevallen moeten we mogelijk bepaalde informatie om juridische redenen bewaren.
• Bezwaar te maken tegen de verwerking van informatie als u denkt dat we een onjuiste veronderstelling hebben gemaakt op basis van de gegevens die we over u hebben.
• De verwerking van uw gegevens te beperken totdat we uw gegevens kunnen verifiëren.
• Te verzoeken om de overdracht van uw gegevens aan een andere derde partij van uw keuze.
• Uw toestemming te allen tijde in te trekken.

Als u uw rechten wilt uitoefenen, stuurt u een e-mail naar  data@thinksmartbox.com of belt u ons op 0044 (0)1684 578868.

Houd er rekening mee dat wij bij meerdere verzoeken binnen een korte periode of bij herhaalde verzoeken om dezelfde informatie een redelijke vergoeding in rekening kunnen brengen, maar alleen wanneer deze verzoeken duidelijk ongegrond, buitensporig of repetitief zijn. Wanneer een derde partij een verzoek namens u indient, vragen wij een bewijs van uw toestemming voordat wij actie ondernemen. Alle verzoeken worden verwerkt en afgehandeld binnen één maand.

Rechten van consumenten in de Verenigde Staten (CCPA/CPRA, CPA, VCDPA, CTDPA, UCPA)

Als u inwoner bent van Californië, Virginia, Colorado, Connecticut, Utah of een andere Amerikaanse staat met toepasselijke privacywetgeving, hebt u aanvullende rechten, waaronder:

• Het recht om te weten welke categorieën van persoonsgegevens wij verzamelen, gebruiken, openbaar maken en delen.
• Het recht op toegang tot specifieke persoonsgegevens die wij over u bewaren.
• Het recht om te verzoeken om verwijdering van persoonsgegevens, behoudens wettelijke uitzonderingen.
• Het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren.
• Het recht om bezwaar te maken tegen de verkoop of het delen van uw persoonsgegevens.
• Het recht om u af te melden voor gerichte reclame en profilering.
• Het recht om het gebruik en de openbaarmaking van gevoelige persoonsgegevens te beperken.
• Het recht op gegevensoverdraagbaarheid.
• Het recht om beroep aan te tekenen als wij een verzoek met betrekking tot uw gegevensrechten afwijzen.
• Het recht om niet te worden gediscrimineerd voor het uitoefenen van uw privacyrechten.

Als u van deze rechten gebruik wilt maken, kunt u contact met ons opnemen via data@thinksmartbox.com. Voordat wij op enig verzoek reageren, moeten wij uw identiteit verifiëren.

Afmelden

U kunt zich op elk gewenst moment afmelden voor het ontvangen van e-mails van Smartbox door op de koppeling voor uitschrijven te klikken in de voettekst van elke e-mail die we verzenden. U kunt ook contact opnemen met hello@thinksmartbox.com om uzelf uit onze mailinglijsten te verwijderen.

Als u een Smartbox-account hebt, kunt u het account verwijderen van uw profielpagina op onze website.

Gegevens met betrekking tot kinderen

Onze producten zijn bedoeld voor mensen van alle leeftijden. We hebben geen directe controle over wie uiteindelijk gebruikmaakt van onze producten na de aanschaf en daarom raden we wettelijke voogden aan om toe te zien op het gebruik van onze producten. Als we erachter komen dat we persoonlijke gegevens van een kind hebben verzameld zonder de juiste toestemming, dan zullen we die informatie zo snel mogelijk verwijderen.

We zullen de wettelijke voogden die namens een kind optreden om toestemming vragen als we, voor het verstrekken van onze producten en diensten, persoonlijke gegevens vastleggen.

Gegevens met betrekking tot uw gezondheid

Wij zijn gespecialiseerd in het behandelen van kwesties die betrekking hebben op uw gezondheid. We zullen persoonlijke gegevens met betrekking tot uw gezondheid alleen verwerken als u ons hiervoor expliciet toestemming hebt gegeven.

Wij zullen geen details van eventuele gezondheidsproblemen aan onze derde partijen bekendmaken zonder uw toestemming hiervoor.

Gebruik van cookies

Onze website maakt gebruik van cookies die ons in staat stellen u een goede ervaring te bieden bij het browsen en ons helpen onze site te verbeteren. Ze herkennen u ook wanneer u naar onze site terugkeert, zodat u verder kunt gaan waar u was gebleven. Onze website maakt gebruik van een cookiebanner die uw actieve toestemming vereist voor niet-essentiële cookies, in overeenstemming met het GDPR/ePrivacy-kader, de Britse PECR en de richtlijnen van toezichthoudende autoriteiten zoals de CNIL.
Voor Californië en andere Amerikaanse staten fungeert de banner ook als kennisgeving en biedt deze de mogelijkheid om af te zien van het delen van persoonsgegevens.

Deze kleine tekstbestanden worden door de websites die u bezoekt op uw computer geplaatst en worden op grote schaal op internet gebruikt om websites efficiënter te laten werken. De meeste webbrowsers staan enige controle over uw cookies toe, via de browserinstellingen. Ga voor meer informatie over het beheer van uw cookies naar: www.allaboutcookies.org

Koppelingen naar andere websites

Onze website biedt soms koppelingen naar andere websites waarover we geen controle hebben. Ons privacybeleid is alleen van toepassing op onze website en services.

Contactgegevens

Als u vragen hebt over dit privacybeleid of andere vragen hebt over gegevensbescherming, neem dan gerust contact met ons op.

Als u van mening bent dat wij de wetgeving inzake gegevensbescherming hebben geschonden met betrekking tot uw persoonsgegevens, kunt u eerst een klacht bij ons indienen.
Wij bevestigen de ontvangst binnen 30 dagen, onderzoeken de klacht en reageren zonder onnodige vertraging, waarbij wij u op de hoogte houden van de voortgang en de uitkomst.

E-mail: data@thinksmartbox.com

Adres: Smartbox Assistive Technology Limited, Ysobel House, Enigma Commercial Centre, Malvern, Worcestershire, WR14 1JJ, Verenigd Koninkrijk

Contact opnemen met de toezichthouder

Als u van mening bent dat uw gegevens niet correct zijn verwerkt of als u niet tevreden bent met onze reactie met betrekking op uw persoonlijke gegevens, hebt u het recht een klacht in te dienen bij de Information Commissioner’s Office (ICO).

U kunt de ICO bereiken door + 44 (0)303 123 1113 te bellen of de website te bezoeken: www.ico.org.uk/concerns

Volgens de DUAA verzoeken wij u om eerst gebruik te maken van onze klachtenprocedure voordat u contact opneemt met de ICO.

Als u buiten het Verenigd Koninkrijk gevestigd bent, hebt u het recht een klacht in te dienen bij de betreffende toezichthouder voor gegevensbescherming in uw land van verblijf.

Smartbox France: CNIL Commission nationale de l’informatique et des libertés Contact met ons opnemen | CNIL

Herziening van ons beleid

Ons Privacybeleid en de lijst van subverwerkers kunnen periodiek worden bijgewerkt om juridische, regelgevende of operationele wijzigingen weer te geven.
De meest recente en juridisch bindende versies zijn altijd beschikbaar op Privacy Notice – Smartbox en vervangen alle eerdere versies, inclusief die welke in de software beschikbaar zijn.
Indien nodig zullen wij u rechtstreeks of indirect op de hoogte stellen van belangrijke wijzigingen.
Voortgezet gebruik van onze diensten na dergelijke updates wordt beschouwd als aanvaarding van het herziene Privacybeleid en de lijst van subverwerkers.
Wij raden aan om deze pagina regelmatig te controleren om op de hoogte te blijven van updates.

We raden u aan om regelmatig terug te keren naar deze pagina om op de hoogte te blijven.

Dit beleid is voor het laatst bijgewerkt in september 2025.